Resiliente Dienstpläne als Motor einer erfolgreich arbeitenden Kita

Das Szenario ist allen wohl bekannt. Montagmorgen: Die Kollegin Frau Schulz ruft an, meldet sich krank. Frau Zöller ist auf Fortbildung, Frau Weber ist im Urlaub, die Berufspraktikantin hat Schule. Um 9.00 Uhr ruft die Grundschule an und bittet Frau Büchner, eine Kollegin, die gerade erst ihren Dienst begonnen hat, ihren Sohn abzuholen, der erkrankt ist. Und zudem ist ausgerechnet heute auch noch ein Ausflug geplant.

Das ist der ganz normale Wahnsinn, den jede Leitung kennt und sie immer wieder vor fast unlösbare Aufgaben stellt. Wie soll man den Betrieb der Kita gewährleisten, qualitativ gute Bildungsarbeit bieten – ohne, dass es nennenswertes Mehrpersonal zur Kompensation gibt, auf das im Notfall zurückgegriffen werden kann? Wie kann der Wahnsinn, der plötzlich über die Kita einbricht, bewältigt werden? Das Geheimnis ist: Der Wahnsinn hat Methode – und kann deswegen mit den richtigen Methoden zu einem großen Teil kompensiert werden. Der Rahmen für die Methode bildet dabei die Gesetzgebung, die sich im Bund und in vielen Ländern in den letzten 25 Jahren nicht oder nur geringfügig geändert hat.

Die Basis für den Handlungsauftrag der Kitas findet sich im achten Sozialgesetzbuch (SGB VIII). Sie stammt aus dem Jahr 1990. Darin ist bereits die Vereinbarkeit von Familie und Beruf explizit vorgesehen: Die Tageseinrichtungen für Kinder sollen unter anderem »den Eltern dabei helfen, Erwerbstätigkeit und Kindererziehung besser miteinander vereinbaren zu können.«

Die Vorgaben des Gesetzgebers haben sich nach und nach auch in den Handlungen der Gesellschaft niedergeschlagen, und es ist diese Veränderung, die sich massiv auf den Alltag in den Kitas auswirkt.

Eine Zahl verdeutlicht die Entwicklung im besonderen Maß: Die Zahl der arbeitenden Frauen zwischen 25 und 34 Jahren ist zwischen 2007 und 2017 um 551.000, also um mehr als eine halbe Million Frauen gestiegen. Deutschland hat damit im Vergleich zu den anderen Ländern der EU die dritthöchste Erwerbstätigenquote der Frauen, weiß das Statistische Bundesamt. Die Konsequenz: mehr Bedarf für Kitaplätze für Unter-3-Jährige und für eine ganztägige Betreuung.

Qualitätskriterien eines gut funktionierenden Dienstplanes

Die Kita hat sich gewandelt – und ist heute ein Schichtbetrieb

Der Kitabetrieb hat sich zu einem komplexen Schichtbetrieb entwickelt, der von pädagogischen Fachkräften ein gesteigertes Maß an Flexibilität fordert. Zudem sind die Abläufe im Kitaalltag komplexer geworden, Wickelbereiche und Schlafzeiten sind hinzugekommen. Dazu kommen längere Öffnungszeiten, der Ausbau der Ganztagesplätze, der Ausbau der Essensangebote über Mittag, die wachsenden Dokumentationspflichten und die Kita als Ausbildungsstätte mit immer höheren Anforderungen.

Die Komplexität der Aufgabe ist dabei nicht zu unterschätzen. Im § 22 des SGB VIII ist sie deutlich beschrieben und umfasst die individuelle Förderung der sozialen, emotionalen, körperlichen, und geistigen Entwicklung inkl. der »Vermittlung orientierender Werte und Regeln«. Hinzu kommt die in § 22a geforderte Zusammenarbeit mit den Erziehungsberechtigten, den Schulen sowie möglichen anderen an der Entwicklungsförderung eines Kindes beteiligten Stellen.

Aus diesen gesetzlichen Vorgaben leitet sich unmittelbar ab, dass jede Fachkraft neben der Arbeit mit dem Kind auch Zeit für die Bildungsdokumentation, für Teambesprechungen und konzeptionelle Arbeit und für die Arbeit mit den Eltern braucht. All das muss mit eingeplant werden.

Doch die Planung der Kita-Leitung muss noch weitergehen. Denn nicht an jedem Arbeitstag ist eine Fachkraft auch anwesend. Allein die Urlaubstage überschreiten die Schließtage der Kita. Hinzu kommen Krankheit, Fortbildung, Krankheit der eigenen Kinder, sowie Arbeitsverbote bei Schwangeren. Das alles summiert sich schnell auf über 30 Tage, die eine Fachkraft an Öffnungstagen fehlt. Bei 15 Fachkräften in einer Kita ergibt das in Summe 480 Fehltage, die irgendwie kompensiert werden müssen.

All das gehört zu dem anfangs zitierten Wahnsinn, der Methode hat. Denn die erwähnten Anforderungen und Fehlzeiten sind bekannt und berechenbar. Berücksichtigt man diese Faktoren von Anfang an in der Dienstplanung, kann dem »Wahnsinn«, der meist keiner ist, Einhalt geboten werden.

Diese Aufgaben müssen in einem guten Dienstplan abgebildet und erkennbar sein

Fachliche Aspekte gehen bei der Dienstplangestaltung vor persönliche Vorlieben

Der Schlüssel liegt in der Veränderung: Alte organisatorische Strukturen und Abläufe müssen mit eiserner Konsequenz verändert werden. Sehr oft laufen Prozesse so, »weil wir das schon immer so gemacht haben«. Absprachen über Arbeitszeiten bleiben über Jahre unverändert und reflektieren nicht den beschriebenen Wandel in den Kitas. Diese Themen müssen konsequent angegangen werden.

Eine der wichtigsten Kernaufgaben ist also, die Prozesse und Aufgaben zu analysieren und zu bewerten und dabei Routinen und Traditionen hinterfragen. Dabei muss das gesamte Team von Anfang mit eingebunden werden. Gegen das Team kann keine Veränderung erfolgreich funktionieren. Widerstände, Kritik und Ängste müssen ernst genommen werden, Initiativen und Ideen aus dem Team sollten aufgegriffen und in die Konzeptionsplanung einfließen. Wenn jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin Mitverantwortung für einen effizienten Umgang mit der Arbeitszeit trägt, dann werden für alle Qualitätszeiten frei und die Lasten werden auf allen Schultern verteilt. Hier kann es sehr hilfreich sein, sich durch einen externen Coach begleiten zu lassen. Kompetente Moderation und Impulse von außen sind wichtige Elemente, wenn es darum geht, verkrustete Strukturen aufzubrechen und Zeitfresser zu identifizieren, ohne, dass es zu Neid, Schuldzuweisungen oder Positionskämpfen kommt.

Im Zentrum der Neuausrichtung steht der Betreuungsbedarf. Er richtet sich an den tatsächlichen Anwesenheitszeiten der Kinder und an den pädagogischen Erfordernissen aus. Wenn es Zeiten gibt, wo zu viele pädagogische Fachkräfte mit zu wenig Kindern arbeiten, gibt es zwangsläufig auch immer wieder Zeiten, in denen zu wenig Fachkräfte mit zu vielen Kindern arbeiten. Ziel muss also sein, die richtigen Mitarbeiter/innen mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit an den richtigen Orten zu haben. Durch ein optimiertes, ganzheitliches Belegschaftsmanagement können langfristig sowohl die Personalsituationen deutlich verbessert, wie auch die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist wichtig, aber im Zweifelsfall kommt das Betriebsinteresse vor Mitarbeiterinteresse.

Der Motor eines funktionierenden Kita-Alltags ist der Dienstplan. Er muss flexibel sein, alle Zeiten des Schichtbetriebes abdecken und auch bei kleinen Notsituationen funktionieren. Wird die Not größer, muss teilweise innerhalb weniger Minuten ein Notfallplan erstellt werden können, bei dem sichergestellt ist, dass sowohl alle Bereiche richtig abgedeckt sind, wie auch alle Arbeitszeitvorschriften und Pausenregelungen berücksichtig wurden. Ohne eine entsprechende spezialisierte Software wie »Kita im Blick – Dienstplan« ist das nicht zu bewältigen.

Die Software muss dabei in der Lage sein, die zeitgenaue Belegung der Kita zu erfassen und zu überprüfen. Die Erfassung der Kinderzahlen im 15 Minuten Takt ist vor allem in den Randzeiten unerlässlich, um nicht zu viel Personal einzusetzen. Um die Zahlen verlässlich vorhersagen zu können, empfiehlt sich ein Zeitraum von 6–8 Wochen, in den viertelstundengenau die Anwesenheit der Kinder erfasst wird. Die Durchschnittzahlen sind dann Grundlage für die konzeptionellen Entscheidungen, die anstehen: Wie lange ist eine Frühgruppe geöffnet? Gibt es einen Empfangsbereich? Wann und wie wechsele ich zur Gruppenstruktur – oder wird künftig nur noch offen gearbeitet?

Ein guter Dienstplan kann auch Ausfälle auffangen

Kinderzahlen und Kita-Konzeption bilden dann den Rahmen für Personaleinsatzplanung. Wünsche und Vorstellungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen finden dabei in einem gewissen Rahmen Berücksichtigung. Die Einsatzplanung muss dann so gestaltet werden, dass Handlungsspielräume existieren, wenn es zu Ausfällen kommt. Der Dienstplan muss resilient – also widerstandsfähig sein. Das bedeutet zum Beispiel, dass montags immer mehr Personal im Frühbereich eingeteilt werden muss, damit bei Personalausfall sofort reagiert werden kann.

Konkret kann das beispielsweise so aussehen, dass zunächst das erforderliche Personal für die Frühgruppe geplant wird und dann weitere Fachkräfte in dieser Zeit anwesend sind und Verfügungszeit haben, in der sie dann etwa an Bildungsdokumentationen arbeiten können. Entsteht nun durch Personalausfall eine Lücke in der Personaldecke, kann eine Fachkraft von der Verfügungszeit in die Frühgruppe verlagert werden.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass bei der Personaleinsatzplanung von Beginn an auch Sonderaufgaben, zum Beispiel Praxisanleitung, oder wechselnde Aufgaben am Tag, wie Abholsituationen oder Kindertreffs mit eingeplant werden. So werden spontane und unklare Absprachen zwischen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vermieden. Wertvolle Zeit wird eingespart, die dann den Kindern wieder zur Verfügung steht. Und Bildungsdokumentation und Elterngespräche – also die Verfügungszeit – sind nicht nur wichtig, sondern auch im gesetzlichen Auftrag festgeschrieben. Auch diese Zeiten müssen im Dienstplan abgebildet werden. Aus einem gut funktionierenden Dienstplan muss klar und deutlich hervorgehen, wann wer mit wem und wie lange mit welcher Aufgabe betreut ist. So können Fachkräfte ihre Flexibilität und Eigenverantwortlichkeiten im Dienstplan auf einen Blick erkennen.

Die Betriebserlaubnis ist die Basis einer Kita. Sie fußt auf den definierten Arbeitskräfteschlüsseln und/oder definierten Gruppenstrukturen – je nach Bundesland. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass die Betriebserlaubnis zwar den rechtlichen Rahmen zum Betrieb der Kita bildet, jedoch keinerlei Aussagen über die Konzeption und damit den alltäglichen Betrieb der Kita macht. Das gibt den Leitungen und dem Team die Möglichkeit, den Betrieb der Kita kreativ zu gestalten. Die Kind-Fachkräfterelation muss also immer mit Blick auf das gesamte Haus betrachtet werden. Die traditionelle, gruppenbezogene Betrachtung bringt hier deutliche Nachteile, wenn es darum geht, Ausfälle zu kompensieren. Betrachtet man dagegen immer die Gesamtheit, kann die Leitung ihr Personal viel effizienter einsetzen und auch in größeren und großen Einrichtungen kleinere Einheiten oder Zusammenschlüsse bilden, damit dann im Falle von Personalausfall die Folgen an Gewicht verlieren.

Auch Eltern spielen für den Dienstplan eine wichtige Rolle

Ohne die aktive Einbeziehung der Elternschaft kann der Betreuungsbedarf und die Prognose für die Zukunft nur unzuverlässig und schwer erstellt werden. Daher sind Eltern frühzeitig an Diskussionen über Personaleinsatzkonzepte im Interesse aller Betroffenen unbedingt zu beteiligen. Das Besucherverhalten der Kinder muss mit den Eltern kommuniziert werden und zu einem relativ verlässlichen Rechenfaktor werden, zu Gunsten von Qualität in den Kindertagesstätten.

Fazit

Auch, wenn die Erstellung eines resilienten Dienstplans zunächst sehr komplex erscheinen mag, ist das Thema letztlich mit wenigen Kniffen relativ leicht erfolgreich umsetzbar. Zu Beginn steht ein Konzeptionsprozess, der gut geplant werden kann und bei dem eine externe Fachberatung so hilfreich wie entlastend sein kann. Und bei der eigentlichen Dienstplanerstellung, die spätestens immer wieder dann ansteht, wenn es Veränderungen im Besucherverhalten oder im Team gibt, unterstützt und entlastet eine passende Software die Leitung, weil Eingaben, Änderungen und Überprüfungen erleichtert werden. Eine Dienstplan-Software ist ebenso ein notwendiges Werkzeug, wie die Spezialzangen für einen Heizungsmonteur.