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Wie Sie Ihre Kita trotz Ausfällen auf Kurs halten

Was passiert, wenn die Leitung oder die Geschäftsführung für einen Zeitraum über vier Wochen wegbricht? Unvorhergesehen durch eine Krankheit oder einen Unfall aber auch, wenn ihre Spitzenführungskraft den Wunsch äußert eine Auszeit von einem halben Jahr zu nehmen, um dann wieder hochmotiviert in Ihre Organisation zurückzukehren. Ein Interim-Manager/in kann dann eine optimale Lösung für Ihre Organisation sein.

Ausfälle meistern

Ausfälle meistern © Adobe Stock/Mike Fouque

Von der Ausschreibung der Stelle über die Bewerbungs- & Selektionsphase bis hin zur umgesetzten Einarbeitung. Eine lange Vakanz ist geschäftsschädigend, ein Interim-Einsatz überbrückt diese Zeit ebenfalls. Nachfolgende werden zwei Varianten näher beleuchtet und dargestellt. Zunächst, welche Erwartungen können Sie an einen Interim-Manager/in stellen, welchen Mehrwert bringt er in ihre Organisation und welche Vorbereitungen sollten Sie hierfür treffen. Und weiter, welche Maßnahmen können Sie treffen und wie machen Sie ihre Organisation »bottom up« fit, um eine Vakanz intern gut abzudecken.

Interim-Manager/in in der Geschäftsführung

Der Interim-Manager/in ist ein Dienstleister. In diesem Fall können Sie ein dezidiertes Angebot erwarten und auch die Vertragsgrundlage sollte der Interim-Manager/in stellen. Wichtig ist die Wahl der Vertragsart. Rahmenverträge geben eine von-bis Zeit an und sichern bei einer Beauftragung über 3 Monate auch die Einnahme des Interim-Managers, daher haben Sie hier noch Verhandlungsspielraum beim angesetzten Tagessatz. Ein Vertrag auf Tagessatzbasis gibt Ihrer Organisation mehr Freiheit. Besetzen Sie zum Beispiel die Zeit für die Suche eines dauerhaften Geschäftsführers durch einen Interim-Manager/in gibt es Ihnen mehr Handlungsspielraum, wenn Sie flexibel den Interim-Zeitraum bestimmen und kurzfristig beenden können.

Interim-Manager/in finden Sie am ehesten über Beratungs-/Consultinghäuser in Ihrer Umgebung oder auch über Vermittlungsplattformen. Im Fall des Interim- Managers sind es keine klassischen Recruiting-Firmen, sondern häufig so genannte Provider welche sich auf die Vermittlung von Interim-Manager/in spezialisiert haben.

In der freien Wirtschaft ist der zeitlich begrenzte Einsatz von Managern bereits gang und gebe aber immer Mehr Provider haben Interim-Manager/in im Portfolio, welche auf die Sozialwirtschaft spezialisiert sind. Wichtig ist hierbei, dass dies eine gute Option für große Komplexträger ist. Meist werden darüber Geschäftsführerpositionen in der Sozialwirtschaft besetzt, die für die Vakanz einer Leitung mit wenigen Mitarbeitern nicht unbedingt passend ist, da unter anderem die Kosten und das Anforderungsprofil mit dem tatsächlichen Einsatzgebiet kollidieren.

Achten Sie darauf, dass möglicherweise weitere Kosten für Anfahrt & Übernachtungen entstehen können und kalkulieren Sie diese mit ein. Zudem wird ein Beratungshaus oder Provider Umsatzsteuerpflichtig sein und Ihnen im Angebot zunächst netto-Preise ausweisen. Hier müssen Sie dann 19% MwSt. hinzurechnen, bzw. falls diese Angabe im Angebot nicht explizit ausgewiesen ist, macht es Sinn hier nachzufragen, damit Sie die Gesamtkosten im Blick behalten.

Interim-Manager/in sollten starke Persönlichkeiten sein, welche sich schnell auf neue Situationen einstellen können. In kurzer Zeit muss es ihm gelingen Ihre Organisation ganzheitlich zu erfassen. Er sollte Erfahrungen im Kontext ihrer Organisation mitbringen, was Anzahl Mitarbeiter und Umsatz betrifft. Fordern Sie Referenzen ein, diese sollten zwingend vorliegen. Abgesehen von der Berufserfahrung mit mehren, erfolgreichen Einsätzen ist der Fokus auf der betriebswirtschaftlichen Seite, häufig mit einem Grundstudium in diesem Bereich oder einschlägigen Weiterbildungen, welche von Vorteil sind. Da die Sozialwirtschaft eine Mitarbeiterstarkes Arbeitsgebiet ist, sind Erfahrungen im Human Ressource, somit in der Mitarbeiterführung zwingend, sowie eine gute strategische und organisatorische Arbeitsweise. Der Interim-Manager/in ist agil und lässt sich auf die vorhandenen Strukturen ein und will nicht sofort alles verändern. Es geht im ersten Schritt um die Fortführung ihrer Organisation mit den gesetzten Routinen. Dies ist auch für die ihrer Mitarbeiter von Bedeutung. Der Ausfall der Leitung sorgt für Unruhe in der Mitarbeiterschafft, werden dann noch gewohnte Abläufe grundlegend verändert führt dies zu Unsicherheit im Team. Selbstverständlich kann der Einsatz genutzt werden um Themen oder Projekte neu aufzuziehen aber bitte erst im zweiten Schritt.

Generell sollte der Einsatz zum Ersatz einer 100%-Kraft an 2–3 Tagen die Woche bewältigt werden, denn es geht um eine priorisierte Mangelverwaltung und nicht um einen vollwertigen Ersatz der Führungskraft.

Stellvertretende Leitung als Interim-Manager/in?

Gibt es an Ihrem Arbeitsort eine Stellvertretung oder jemanden, der die Institution leitet, wenn die Leitung oder Geschäftsführung nicht vor Ort ist. Wenn Sie dies bejahen können, sind Sie bereits einen wichtigen Schritt voraus. Dann müssen Sie sich lediglich noch die Frage stellen, ob die Stellvertretung tatsächlich vollumfängliche Kompetenzen mitbringt und in ihrem Amt innehat.

Leider ist es allzu oft der Fall, dass Stellvertretungen entweder fehlen oder aber personell unglücklich gelöst sind. Tatsächlich ist es gar nicht einfach, eine gute Stellvertretung zu finden. Diese müssen einiges an Fähigkeiten und Wissen mitbringen und über eine spezielle Persönlichkeit verfügen. Zudem sind seitens der Institution verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen, damit Stellvertretung gelingen kann.

Die Stellvertretung ist eine Person, die bevollmächtigt ist, an Stelle einer anderen Person zu handeln. Sie wird von den Vorgesetzten ermächtigt und besitzt dadurch eine Schlüsselfunktion. Sie springen nicht nur in die Bresche, wenn die Leitung oder Geschäftsführung unvorhergesehen ausfallen, sondern auch dann, wenn diese in den Ferien oder gerade einmal nicht anwesend sind. Damit können Sie im regulären, gemeinsamen Alltag gezielt Entlastung schaffen, indem sie fixe Führungsaufgaben übernehmen. Insofern haben Stellvertreter/innen immer auch eine Führungsrolle inne und benötigen deshalb Führungsfähigkeiten.

Voraussetzung und Merkmale einer guten Stellvertreterin sind Loyalität und Diskretion, Flexibilität, Belastbarkeit, überzeugendes Auftreten, fachliche Kompetenz, Führungseigenschaften, hohe Sozialkompetenz, Verlässlichkeit, Empathie und Zuhörfähigkeit.

Die Rolle der Stellvertretung ist im Team anspruchsvoller als die Rolle der Leitung – denn als Stellvertretung switcht man die Positionen und steht dazwischen. Sie muss »TOP DOWN-Themen« im Team vertreten und als Teammitglied zudem täglich umsetzen.

Anweisung der Leitung muss die Stellvertretung im Teammeeting mittragen. Auch die Diskussionen welche nach den Sitzungen häufig entstehen, muss ihre Persönlichkeit aushalten und ggf. an die Leitung vertraulich zurückgeben und dabei das Vertrauen auf keiner Seite verletzen.

Neben diesen Eigenschaften müssen ein paar weitere Voraussetzungen für eine gelingende Stellvertretung erfüllt sein:

  • gute Chemie zwischen Vorgesetzten und Stellvertreter/in
  • umfangreiche Einarbeitung in die Stellvertretungsaufgaben
  • ausreichende Informationen zur Ausführung der Arbeiten
  • die Autorisierung vor dem Team
  • genügend zeitliche Ressourcen für die Stellvertretung
  • angemessene Entlohnung

Im Zusammenhang mit Stellvertretungen kann es verschiedene Probleme geben: Vor allem wenn die Stelle eine bloße Platzhalter-Stellvertretung ist, es eine mangelhafte Einführung in das Amt der Stellvertretung gab. Wichtig ist, dass einmal zeigen nicht dasselbe ist wie Können. Sie sollten Aufgaben zur Vertiefung mindestens 3–5 selbständig an die Stellvertretung delegiert haben, damit Sie routinierter werden kann.

Ein weiteres Problem kann entstehen, wenn die stellvertretende Person fähiger ist als die Leitung oder Geschäftsführung oder die Stellvertretung kommt mit Ihrer Doppelrolle als Teammitglied und Vorgesetzte nicht zurecht. Fehlende Akzeptanz kann sich als direkte Folge dieser Mängel ergeben. Eine weitere Ursache fehlender Akzeptanz liegt in mangelhafter Kommunikation und Einführung in das Amt der Stellvertretung.

Wie gut die Aufgabe gelingt hängt stark von der Persönlichkeit ab und wie die Einarbeitung von statten ging. Im laufenden Prozess sollten Sie einen Einarbeitungsplan erstellen und diesen, ergänzend zu ihrem Arbeitsalltag einfließen lassen. Damit müssen Sie sicherlich mit einer Einarbeitungszeit von 6 Monaten rechnen.

Prozesse in ihrer Organisation

Sowohl der Interim-Manager/in aber auch ihre stellvertretende Leitung stabilisiert ihre wichtigsten Prozesse und übernimmt diese, wenn die Leitung oder Geschäftsführung ausfällt. Entweder können all diese Prozesse im Ernstfall selbst eruiert werden, noch besser ist es, wenn Sie bereits heute die sieben- bis zehn wichtigsten Aufgaben ihrer Leitung oder Geschäftsführung sammeln. Damit ist allerdings nicht die Stellenbeschreibung gemeint, sondern ein detaillierter Beschrieb mit Ablauf. Wichtig ist hierbei auch das angeeignete Wissen mit einfließen zu lassen, welches nirgendwo verschriftlicht ist.

Am Beispiel Dienstplan-Erstellung gehen Sie Schritt für Schritt durch und notieren jeden Punkt, angefangen beim Ablageort des Programms, dem Zugangscode und auch detailliert, welche Abläufe aufeinander folgen und welche Sonderwünsche der Mitarbeiter wie und in welchem Ranking in den Dienstplan mit einfließen.

Wie werden Urlaubsanträge geregelt und welche Vertretungsregel greift bei Krankheit der Mitarbeiterschaft. Lauter kleine Informationen welche im Alltag als Routinewissen bei Entscheidungen mit einfließen. Eine Person ad-interim muss sich diese Informationen mühsam beschaffen, was vor allem Zeit kostet und Ihnen bei einem externen Interim-Manager/in auch Geld.

Auswahl der wichtigsten Daten & Prozesse:

  • Passwörter
  • Schlüssel
  • Zugang Bankkonto & Vollmachten
  • Barkasse
  • Checklisten & Abläufe zum Thema:

    • Lohnzahlung
    • Dienstplangestaltung
    • Meldungen an Behörden oder Verwaltung
    • Rechnungsstellung
    • Bestellungen

Denken Sie hier vor allem kleinteilig und prozessorientiert und planen Sie sich am besten im folgenden Monat Zeiten ein um die sieben- bis zehn wichtigsten Prozesse auf diese Weise zu verschriftlichen. Es ist ein Invest, welcher ich im Ernstfall wie eine Versicherung auszahlt.

Fazit

Eine Stellvertretung ist eine wichtige Leitungsfunktion welche bei richtiger Einarbeitung einen echten Mehrwert ich Ihrer Organisation darstellt. Ab einer Organisationsgröße von einem 10-köpfigen Team sollte eine Stellvertretung eingestellt werden. Diese wächst in Ihrem Umfang und Aufgabengebiet, entsprechend der Leitung prozentual und proportional. Zudem ist es eine gute Möglichkeit fähige Mitarbeiter auszubauen und zu fördern und fit zu machen für mögliche Leitungsaufgaben in der Zukunft. Interim-Manager/in sind erfahrene Praktiker im sozialen Bereich, meist auf Geschäftsführerebene im Einsatz. Sie finden Sie über die Internetrecherche am besten über Beratungsfirmen oder über Provider-Portale. Vergessen Sie hier nicht, dass Sie sich hiermit eine Dienstleistung einkaufen. Machen Sie Ihrer Organisation fit, solang noch kein Ausfall eingetreten ist und fangen Sie am besten Morgen mit der schrittweisen Umsetzung um.